O papel do DPO em escritórios de advocacia: além do checkbox regulatório

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) trouxe ao ordenamento brasileiro a figura do Encarregado pelo Tratamento de Dados, conhecido pela sigla DPO (Data Protection Officer). Nos escritórios de advocacia, a função assume contornos particularmente complexos, pois precisa conciliar o regime de proteção de dados pessoais com o secular sigilo profissional inerente ao exercício da advocacia.

A natureza híbrida da função nas bancas

O Encarregado em uma sociedade de advogados desempenha papel que combina três competências raramente reunidas em um único profissional: domínio jurídico da LGPD e regulamentação derivada, compreensão do Estatuto da Advocacia e familiaridade com a infraestrutura tecnológica utilizada na rotina forense. Não basta conhecer a lei, é preciso entender como a banca processa dados em sistemas processuais, ferramentas de gestão e plataformas de comunicação com clientes.

Essa hibridez explica por que a indicação de um Encarregado sem formação adequada compromete não apenas a conformidade com a LGPD, mas a própria segurança jurídica do escritório. A função é técnica e estratégica, não meramente formal.

O aparente conflito entre LGPD e sigilo profissional

A Lei 8.906/1994, em seu artigo 7º, inciso II, consagra a inviolabilidade dos arquivos e comunicações do advogado relacionados ao exercício profissional. O sigilo é simultaneamente direito do cliente e dever do advogado. A LGPD, por sua vez, estabelece deveres de transparência, acesso e portabilidade de dados.

O aparente conflito desaparece quando se compreende que a LGPD prevê expressamente, no artigo 11, parágrafo único, o tratamento de dados sensíveis no exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral. O sigilo profissional opera como hipótese legítima de tratamento, com regime próprio que prevalece sobre solicitações de acesso ou exclusão que poderiam comprometer o direito do cliente ou de terceiros envolvidos.

Atribuições típicas do Encarregado na banca

O artigo 41 da LGPD atribui ao Encarregado três funções principais: aceitar reclamações e comunicações dos titulares, receber comunicações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados e orientar funcionários e contratados quanto às práticas relacionadas à proteção de dados. Na prática do escritório, essas funções se desdobram em atividades concretas:

• Mapeamento de fluxos: identificação de que tipo de informação pessoal e sensível é tratada em cada área da banca, desde o cadastro do cliente até o arquivamento físico de procurações e cópias de documentos.
• Relatório de Impacto: elaboração e revisão periódica do Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD) para tratamentos de risco elevado, especialmente os que envolvam dados sensíveis em volume significativo.
• Avaliação contratual: análise de contratos com fornecedores tecnológicos, especialmente sistemas processuais e plataformas de armazenamento em nuvem, sob a perspectiva da operação de tratamento.
• Resposta a incidentes: coordenação da resposta a vazamentos e incidentes de segurança, com atenção especial ao prazo razoável de comunicação à ANPD quando aplicável.
• Capacitação contínua: treinamentos periódicos da equipe e atualização normativa sobre resoluções e enunciados da Autoridade.

O sigilo profissional como pilar interpretativo

A correta articulação entre LGPD e sigilo profissional impede que titulares utilizem direitos da lei como instrumento para acessar informação que diz respeito a outras partes do processo. A jurisprudência da ANPD tem se construído com sensibilidade para essa peculiaridade, reconhecendo que pedidos de acesso ou exclusão devem ser ponderados com o direito de defesa de terceiros envolvidos no procedimento.

O parecer da Procuradoria-Geral da OAB sobre a aplicação da LGPD aos advogados, publicado em 2021, oferece referencial importante para a interpretação harmônica dos dois regimes. A linha doutrinária consolidada aponta que o sigilo prevalece sobre solicitações que comprometam o exercício do direito de defesa, mas não dispensa o escritório dos deveres de governança, transparência interna e segurança técnica.

"O Encarregado de Dados em escritório de advocacia não é figura administrativa, mas vértice técnico-jurídico onde se encontram proteção de dados, sigilo profissional, ética e tecnologia." Doutrina contemporânea sobre governança em sociedades de advogados

Adequação técnica da estrutura

A implementação efetiva do programa de governança exige mais do que documentos. Demanda configuração técnica de sistemas, segregação de acessos por nível de necessidade, criptografia adequada para dados sensíveis e protocolos de retenção compatíveis com prazos prescricionais aplicáveis a cada matéria. A integração com referenciais como a Política Nacional de Segurança da Informação e os padrões ISO 27001 e ISO 27701 oferece bases sólidas para a estruturação do programa.

A escolha das ferramentas tecnológicas, em particular sistemas processuais e plataformas de assinatura eletrônica, exige análise prévia sob a perspectiva de proteção de dados. Contratos com esses fornecedores precisam prever expressamente cláusulas de operação de tratamento, registro de atividades, suporte em caso de incidentes e devolução ou eliminação de dados ao término da relação.

A figura no contexto regulatório atual

A ANPD tem publicado guias orientativos relevantes para a função do Encarregado, incluindo critérios de aplicação de sanções administrativas. O Guia para Atendimento aos Direitos dos Titulares e os manuais sobre tratamento de dados sensíveis são leitura indispensável. A regulamentação infralegal segue em construção, e o profissional que assume a função no escritório precisa acompanhar de perto as resoluções e enunciados da autoridade.

A maturidade institucional da função no Brasil ainda está em desenvolvimento. A discussão sobre eventual exigência de registro profissional do Encarregado, sobre a possibilidade de exercício compartilhado por grupos de pequenas bancas e sobre o regime de responsabilidade civil e administrativa do Encarregado, são temas que devem ocupar o debate jurídico nos próximos anos.

Considerações finais

A figura do DPO em escritórios de advocacia desafia simplificações. Não se trata de obrigação meramente formal preenchida pela nomeação de um funcionário interno qualquer. Trata-se de função estratégica que integra direito digital, ética profissional, gestão e tecnologia. O amadurecimento institucional da função, em diálogo permanente com a ANPD e a OAB, é tarefa contínua para a comunidade jurídica brasileira.